【ミニ企画】「夏に読みたい記事」第4弾♪

【書類の整理やめました!】整理が苦手な人のための「家庭の書類」管理術

書類や郵便物――毎日、どこからともなくやってきては溜まってしまいますよね。

「キッチンのカウンターの片隅」に、「冷蔵庫の扉」に、「ダイニングテーブルの上」に。
・・・まるで、そこにいるのが当たり前!
というふうに、”わが家の日常の景色” になってしまってはいませんか?

「後で、落ち着いたら見よう」と置いたが最後。いざ必要!という時に限って「あのプリントが見当たらない・・・」
焦って、書類の山をひっくり返して探したり。あんなに探したのに、3ヶ月後にぽろっと冷蔵庫に貼ってあったのを発見したり…。

どのご家庭にも起こりうる「あるあるの光景」ではないでしょうか?

実は・・・私も、書類の整理は苦手です。同じようなことを、何度も経験してきました。書類の整理は「苦手」「めんどくさいこと」。

そして行き着いたのが、――「書類の整理はやらない」という書類管理術でした。

自分が「できない」ということを理解しているからこそ選んだ「やらない」ルール

その手順とポイントをお伝えします!

『溜まっている書類』はどんなもの?

「書類の整理はやらない!」とは言いましたが、まったく全ての作業を放棄するわけにはいきません。

「書類」は何か伝えたいことがあるから、私たちの手元にやってきます。
でも、その情報が本当に必要なものかどうかを決めるのは、自分自身

――今、机に溜まっている書類はどんなもの?

  • 子どもの園や学校、習い事先からのおたより
  • 郵便物あれこれ
  • 駅で手にとってきたりDM送付された イベントチラシや割引券

など、いろいろでしょう。

溜まった家庭の書類

わたしは、これを「誰がどこでもらってきた物か」ではなく、「自分(書類整理する人)がどんな行動をしなきゃいけないか」でわけていきます。

●支払いにいく・提出する → 早めに処理
●準備物を確認する→ 期限がある(一定期間保管)
●後でじっくり読みたい・保管したい → あとで読みたい
●読まない → 処分!
実際にわけてみると、こんな感じ↓
書類の仕分け

一度でも書類が山になってしまうと、どんどん山が大きくなってしまいます。
書類整理のハードルがどんどん上がって「後回し」「先延ばし」にしたくなる病になってしまうので、まとめてテーブルに置く前に自分がどう(行動)したらいい物なのか、4つに分けます。

溜め込まないために大事な「ひと手間」

郵便物は、玄関からリビングに来るまでの間にさっと目を通し、必要ないものは置かずにゴミ箱へ直行。
こどもから手渡されたお便りも、ざっくり分類します。

このひと手間が大変かもしれないですが、どんなに忙しくても、寝るまでの間にこれだけはやるようにしておくことが、書類管理をやらずにすむポイントになります。

その暇もないくらい忙しくてピンチの時には、読まない物をゴミ箱に入れるだけでも!
意外と ”本当に必要な書類って少ない” ことに、驚くかもしれません。

量が少なければ、書類管理のハードルも少しは低くなり、気持ちも楽に。
次のアクションに進めるような気がしてくるはず!?

「あとで読もう」・・・は読まない?

さて、先ほど分類した中で「あとで読みたい」というものがありました。

ちなみに、私はこの方法で分けることを始めてから気づいた(気づかされた!!)のですが、「後でじっくり読もう」のほとんどを実は読めていませんでした
きっとお得な情報が詰まっていた(はずの)DM類ですが、その多くは取って置いても利用せずに期限が過ぎてしまいました。

なので、「あとで」もやめることに。

「今すぐ」or「○○しながら」読んで、すぐに処分!

どうしても気になる書類やDMは、キッチンに持ち込んで料理の隙間時間にさっと目を通すようにしたり、TVを見ながらサクッと読んでしまったり、こどもと一緒に読んだりと、「今すぐ」「〇〇しながら」を意識して、溜めずにすぐに処分するようにしました。

保管しないから、汚れてしまってもOK!
ぬれた手で触ったってOK!
さっと読んだら、処分するので、溜まりません。

それでも時間がない時には、スマホで撮影だけして書類は処分。
スマホでDM保存
「外出先でのちょっとした待ち時間や電車移動」の時、「朝まだ起きたくないベッドの中で」など、気が向いた時に目を通せるように、「後で読みやすい状態」にしておく工夫をしています。

家族に確認してもらう必要のある物は、別場所(その人が確認しやすそうな場所)に移動して、任務終了です!

「ファイリングするのはやめました」――書類を綴じずに保管

ところで、書類の整理といえばファイリングのイメージではありませんか?

私はファイリングするの、やめました。

書類整理が面倒になった理由のひとつが、きちんとファイリングしたいと思うからです。
一見矛盾しているようにも思えるかもしれませんが、実はこの「後でファイルにしまおう」が後回しの原因に!!

しかも、「がんばってきれいにファイルに綴じた書類」は、不要になって処分する時にも後回しになりがちです。
一般的なクリアポケットファイルは、きれいに保管できるけれど、出し入れがちょっと手間なんですよね。

そこで私は、出し入れしやすい「封筒型のファイル」を利用!しています。
カテゴリー別(家族のメンバー別)の「1次保管書類」をざくっと入れるだけ。

形のそろわない書類や会員カードなども封筒型だから、ひとつにまとめて保管できます。

無印クリアケース
わが家で愛用しているのは、無印良品のポリプロピレンマチ付きクリアケース。
ポイントはマチがついていて出し入れする口も大きいこと。

出し入れが楽になったことで、しまう時の「後で」がなくなりました!

入れてある物は「1年度間の保管」というふうに保管する期限が決まっているので、新しい物がきたら抜き取って入れ替えるだけ。
中身を処分する時も、流れ作業で処理できて ”楽ちん” 。
クリア素材で中身が見えるところも “楽ちん” ポイント のひとつです。

どんなファイル(収納用品)をどんなルールで利用するかも「書類管理をやめるため」に決めておきます。

「カレンダーアプリ」を書類データの管理に活用

こどもが持って帰ってきた”3週間後の遠足のお便り”や、地区回覧で回ってきた”来月のお祭りの予定”など。
「今すぐではないけど、必要な書類」の管理が、実は一番やっかいでした。

どんどん増えるし、忘れちゃいけないし。
家族の誰の物かわからなくなっちゃったり・・・ね。

いざという時に見つけられなくて困る物!!
そして、終わった物もいつまでもそこに鎮座しがち。

書類にも賞味期限があります。終わったイベントのお知らせなど、古くなった書類は残していても何の意味もありませんよね。
なので、見つけやすく、捨てやすいことが大事なんです。

私が利用しているのは「カレンダーアプリ」。(ライフベアを使っています)

スマホで「おたより」の写真を撮って、カレンダーアプリに登録した ”予定” のところに貼りつけるだけ。
カレンダーアプリ

スマホで写真を撮ったら、原本の書類は処分するので、紙類が溜まりません。
普段の買い物ついでに(イベントなどで)「必要なものの買い出し」をしちゃいたい時にも、その場で詳細の確認できるので、サクッとお買い物。
とっても便利になりました!

重要な書類の管理は「アナログな方法」がベスト

スマホも利用することで、ムダに書類は溜まらなくなりました。
それでも、「〇〇日までに提出」「〇〇日までにお支払い」というようなすぐに処理しなきゃいけない、忘れちゃいけない重要な書類に関しては、やっぱり「見えるところに置いておく」というアナログな方法が一番ベストでした。

我が家の場合は、冷蔵庫の横にクリップ式のマグネットに挟んでペタリ。
冷蔵庫でプリント管理
ここに貼ってもいい物は至急にやらなきゃいけないことだけに厳選しているため、「情報が埋もれる」「忘れてしまう」「なくす」などが減りました。
(写真は、「支払い」「提出」「期限付割引券」の3つのカテゴリーで束ねています。時系列になるようにしておくと、より忘れにくくなりますね)

ホントは、すぐにその場で処理してしまえば忘れないんでしょうけどね。
でも、すぐにできない時のための予備エリアがあるだけで、少し余裕が生まれます。

その余裕を持つことも、書類整理を楽にするために大事にしています!

「考えることをやめる」工夫を

できるだけめんどくさい・後回しをなくすために、「考えることをやめる」!

書類が手元に入ってきたら、これはどうする?の答えが、「1+1=2」くらい当たり前になるように、一度だけ書類整理にじっくり向き合ってみて。
そうすれば「書類の整理やめました」って断言できる日も近いはず!

書類整理って、今すぐやらなくても困らないこと。(もちろん例外もあるけれど!)
ひとつひとつは薄い紙切れ1枚だから、大して場所をとりません。
でも、ちりも積もれば・・・で、キッチン・リビングのベストポジションを占有してしまいがちな存在です。

夏の暑い日には、涼しく快適にしたリビングで書類の整理はいかがでしょう。
まずは、「目の前に溜まってしまった書類の山を退治」して。

保管する書類が手元に届く頻度は少ないので、実は書類の管理ってそれほど必要ないものだと思います。
(取説や細かな明細、保険にまつわる整理については、またの機会に改めてお話したいと思います)

今日から溜めない書類管理にシフトして、あなたも「書類の整理やめました」宣言しちゃってくださいね!

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